Ваш инстинкт беспокоиться о проведении еженедельного собрания вполне понятен. Встречи могут быть скучными и неэффективными, особенно когда в них участвует много людей. Они также являются отражением в вас лидера и могут либо помочь, либо помешать важной работе, которую ваша команда должна выполнить.
Команды часто имеют либо слишком много встреч, которые являются избыточными, несфокусированными и засоряют календари, либо их слишком мало, поэтому никто не общается. Плохие встречи теряют внимание людей, смысл и импульс.
Вот способы научиться проводить встречи хорошо.
1. Всегда действуйте по плану.
Проведение хорошей встречи требует предвидения, умения и стратегии, поэтому не относитесь к ней легкомысленно. Во-первых, подумайте о цели встречи и о том, что вы пытаетесь достичь. Вот три общие цели, которые надо учесть:
- Информационные материалы. Встречи — это возможность для людей общаться и слышать то, над чем все работают. Это время подходит для обновления проектов, планирования, сроков и целей. Это также время для обсуждения и решения проблем, если это необходимо.
- Подотчетность. Встречи — это время, чтобы проверить ход и сроки выполнения работ. Это способ привлечь всех к ответственности за то, что они сказали, что собираются сделать. Встречи поддерживают проекты и людей в движении.
- Составление прогнозов. Встречи — это прекрасное время для того, чтобы быть активными и смотреть в будущее, чтобы устранять неполадки, разрабатывать стратегию и мозговой штурм идей о том, как продвигаться вперёд. На многих встречах опускают этот важный фрагмент и сосредотачиваются только на списках задач. Чтобы преуспеть в бизнесе, всегда нужно быть проактивным.
Каждую неделю перед вашей встречей, имейте ясность о том, что вы хотите достичь и как вы будете оценивать успех или неудачу. Это поможет вам держать себя ответственным лидером.
2. Управляйте различными личностями в комнате.
Самое большое препятствие на пути к эффективной встрече — это люди в ней. Люди сложны, потому что они отличаются в своем мышлении и личностях, которые могут создавать противоречивую динамику. Самый простой способ понять людей и ориентироваться в них — это разделить их на две категории: экстернализаторы и интернализаторы.
Экстернализаторы — это активные личности,которые любят высказывать свое мышление. Они любят выражать свои мысли и эмоции. Эти люди наслаждаются живым разговором, активным решением проблем и мозговыми штурмами. Они, скорее всего, будут решать проблемы в данный момент. Они, как правило, не являются поклонниками группового мышления. Вместо этого они любят оспаривать нормы и идеи людей, побуждая их спорить о том, что они считают наилучшим возможным результатом. Они хорошо умеют следить за общей картиной и придумывать множество идей и решений.
Интернализаторы — это пассивные личности, которые любят думать, прежде чем говорить. Они большую часть разговоров находятся в своих мыслях. Они не любят говорить с места в карьер и предпочитают быть точными или, по крайней мере, продумывать все, прежде чем переходить к теме обсуждения. По этой причине они приходят подготовленными, чтобы обсудить вопросы, поскольку они чувствуют, что это приведёт к лучшим результатам.
Хотя интернализаторы могут быть полезны для создания спокойной и стабильной обстановки, это становится непродуктивным, если они не высказывают своё мнение на собрании. Они также могут слишком зациклиться на повестке дня и не допустить открытого обсуждения или возможности оспорить тему.
Управление различными личностями — это во много о том, чтобы быть в состоянии продуктивно управлять конфликтом. В идеале мы хотим встреч, где выдвигаются все идеи, ставится под сомнение гипотезы, звучат разные голоса, рассматриваются факты и данные.
Самое главное, не игнорируйте один тип людей, потому что они отличаются от вас или группы.
Самые худшие встречи — это те, где все одинаковы—либо кричат друг на друга, либо соглашаются, потому что боятся срыва. Разнообразие в мышлении — это то, что создаёт самые стимулирующие разговоры и лучшие идеи.
Чтобы провести отличную встречу, запомните цели и общие задачи, а затем управляйте личностями для достижения продуктивных результатов. И всегда старайтесь начать и закончить вовремя!
